ERP

Semenjak sukses Astra International mengimplementasikan SAP di periode 90-an, perkembangan ERP package di Indonesia tumbuh dengan pesat seiring dengan perkembangan platform dan hardware yang lebih baik. Umumnya pasar didominasi dengan package SAP-OracleDB-Unix yang memang punya pengalaman besar di manufacturing process yang merupakan cikal bakal SAP itu sendiri.

Di level global sendiri SAP mendominasi disusul Oracle Finance dibelakangnya dan saat ini Microsoft pun ikut bermain dengan Axapta-nya (FYI, Microsoft hobi ganti-ganti nama deh, sekarang entah namanya Dynamics AX) untuk medium market. Pendeknya 10 tahunan belakangan ini Package ERP menjadi alat wajib yang harus dimiliki setiap perusahaan. Walaupun beberapa perusahaan tetap baik-baik saja dengan aplikasi custom developmentnya.

Jreng-jrengnya itu cerita di luar negeri, bagaimana dengan Indonesia? kadang cerita di Indonesia ini sedikit berbeda dengan fakta di luar negeri. Makanya mbaca CIO.com atau ZDNET.com kadang ga nyambung, lha di luaran sana itung-itungan budgetnya aja beda dibandingkan implementor di Indonesia.

Di sini ditemukan beberapa ERP package second layer (diluar SAP dan Oracle Finance) yang menarik seperti:

• Mapics
• Platinum Based on Windows/Pervasive SQL
• Intentia Movex based on AS400/DB2 (Intentia sekarang merger dengan Lawson)
• SUN Accounting System
• APAC ERP
• Dan yang paling ruwet :D beberapa custom application baik dari .NET, Oracle Developer, dan open source gank (PHP, Java) atau pun dari jaman Cobol yang hebatnya masih ampuh hingga sekarang.

Dan beberapa primary player yang juga main di secondary market yang sekarang sedang galak-galaknya ngimplementasiin seperti

• Microsoft Axapta,
• SAP Business One,
• Oracle Finance for SMB

Alasan pemilihan package
1. Pricing,
Tetep. Indonesia kan. Kebanyakan bukan karena alasan technical, karena pricing yang mereka (vendor) kasih bagus, padahal di early implementation siapa yang bisa jamin pake X lebih bagus dari pake Y.

2. Global recommendation
Pemain di Indonesia ini umumnya mendapatkan instruksi dari global, dimana holding company punya instruksi untuk memakai aplikasi ERP tertentu. Misalnya Coca Cola Indonesia aplikasi ERP nya mesti ngikut global punya, atau sebaiknya sama biar ada apa-apa gampang.

3. Ketersediaan tenaga kerja
Seperti biasa trend teknologi di Indonesia, diikuti dengan lompatan-lompatan para ‘kuli-kulinya’, akibatnya Vendor ga terlalu pusing, yang lagi trend disini seperti apa itu yang bakal laku dijual.

Periode Implementasi ERP di Indonesia
Periode 1990-an, Early implementation
First layer: SAP R2, Oracle Finance
Second layer: MAPICS, MOVEX Navision, JD Edwards early version.

Beberapa holding company merasa perlu bikin subsidiary yang bisa bikin project SAP. Intinya ngubah jadi cost center, jadi profit center lah. Suruh aja functioanal, basis teamnya cari project diluaran.

Periode 2000-an, Stabil operation
First layer: SAP R3, standard module (PP, PM, MM, FI, CO)
Second layer: Upgrade version, new business line Microsoft Axapta, SAP Small Businesss

Periode ini lah seru-serunya orang SAP pada resign, functional dari company A pindah ke company B, basis C pindah ke D. Ujung-ujungnya ketemu di Perdana Consulting, Metrodata, Accenture.

Periode 2005-an, Enhancement: Review, Consultation, Tuning
Disinilah kerjaannya security firm, audit firm, consultant untuk upgrade. Disinilah phase baru ketemu kesalahannya SAP dimana, data migration yang bermasalah, user access yang excessive.

Dan sialnya disinilah beberapa orang mulai tereak masalah lisens yang mahal, masalah performance sistem. Jargon-jargon SAP = Sistem Amat Pelan, SAP = Selalu Ada Permasalah, Oracle = Ora Kelar-kelar (Tidak selesai-selesai) sudah sangat akrab ditelinga user.

Periode ini juga vendor mulai nawar-nawarin modul-modul SAP yang aneh-aneh, mulai dari CRM lah, QM lah macem-macem produk ditawarin.

What is ERP?

Enterprise resource planning software, or ERP, doesn’t live up to its acronym. Forget about planning—it doesn’t do much of that—and forget about resource, a throwaway term. But remember the enterprise part. This is ERP’s true ambition. It attempts to integrate all departments and functions across a company onto a single computer system that can serve all those different departments’ particular needs.

That is a tall order, building a single software program that serves the needs of people in finance as well as it does the people in human resources and in the warehouse. Each of those departments typically has its own computer system optimized for the particular ways that the department does its work. But ERP combines them all together into a single, integrated software program that runs off a single database so that the various departments can more easily share information and communicate with each other.

That integrated approach can have a tremendous payback if companies install the software correctly.

Take a customer order, for example. Typically, when a customer places an order, that order begins a mostly paper-based journey from in-basket to in-basket around the company, often being keyed and rekeyed into different departments’ computer systems along the way. All that lounging around in in-baskets causes delays and lost orders, and all the keying into different computer systems invites errors. Meanwhile, no one in the company truly knows what the status of the order is at any given point because there is no way for the finance department, for example, to get into the warehouse’s computer system to see whether the item has been shipped. "You’ll have to call the warehouse" is the familiar refrain heard by frustrated customers.

ERP vanquishes the old standalone computer systems in finance, HR, manufacturing and the warehouse, and replaces them with a single unified software program divided into software modules that roughly approximate the old standalone systems. Finance, manufacturing and the warehouse all still get their own software, except now the software is linked together so that someone in finance can look into the warehouse software to see if an order has been shipped. Most vendors’ ERP software is flexible enough that you can install some modules without buying the whole package. Many companies, for example, will just install an ERP finance or HR module and leave the rest of the functions for another day.

How can ERP improve a company’s business performance?

ERP’s best hope for demonstrating value is as a sort of battering ram for improving the way your company takes a customer order and processes it into an invoice and revenue—otherwise known as the order fulfillment process. That is why ERP is often referred to as back-office software. It doesn’t handle the up-front selling process (although most ERP vendors have developed CRM software or acquired pure-play CRM providers that can do this); rather, ERP takes a customer order and provides a software road map for automating the different steps along the path to fulfilling it. When a customer service representative enters a customer order into an ERP system, he has all the information necessary to complete the order (the customer’s credit rating and order history from the finance module, the company’s inventory levels from the warehouse module and the shipping dock’s trucking schedule from the logistics module, for example).

People in these different departments all see the same information and can update it. When one department finishes with the order it is automatically routed via the ERP system to the next department. To find out where the order is at any point, you need only log in to the ERP system and track it down. With luck, the order process moves like a bolt of lightning through the organization, and customers get their orders faster and with fewer errors than before. ERP can apply that same magic to the other major business processes, such as employee benefits or financial reporting.

Kompetisi aplikasi ERP di Indonesia (second layer)

Semenjak sukses Astra International mengimplementasikan SAP di periode 90-an, perkembangan ERP package di Indonesia tumbuh dengan pesat seiring dengan perkembangan platform dan hardware yang lebih baik. Umumnya pasar didominasi dengan package SAP-OracleDB-Unix yang memang punya pengalaman besar di manufacturing process yang merupakan cikal bakal SAP itu sendiri.

Di level global sendiri SAP mendominasi disusul Oracle Finance dibelakangnya dan saat ini Microsoft pun ikut bermain dengan Axapta-nya (FYI, Microsoft hobi ganti-ganti nama deh, sekarang entah namanya Dynamics AX) untuk medium market. Pendeknya 10 tahunan belakangan ini Package ERP menjadi alat wajib yang harus dimiliki setiap perusahaan. Walaupun beberapa perusahaan tetap baik-baik saja dengan aplikasi custom developmentnya.

Jreng-jrengnya itu cerita di luar negeri, bagaimana dengan Indonesia? kadang cerita di Indonesia ini sedikit berbeda dengan fakta di luar negeri. Makanya mbaca CIO.com atau ZDNET.com kadang ga nyambung, lha di luaran sana itung-itungan budgetnya aja beda dibandingkan implementor di Indonesia.

Di sini ditemukan beberapa ERP package second layer (diluar SAP dan Oracle Finance) yang menarik seperti:

• Mapics
• Platinum Based on Windows/Pervasive SQL
• Intentia Movex based on AS400/DB2 (Intentia sekarang merger dengan Lawson)
• SUN Accounting System
• APAC ERP
• Dan yang paling ruwet :D beberapa custom application baik dari .NET, Oracle Developer, dan open source gank (PHP, Java) atau pun dari jaman Cobol yang hebatnya masih ampuh hingga sekarang.

Dan beberapa primary player yang juga main di secondary market yang sekarang sedang galak-galaknya ngimplementasiin seperti

• Microsoft Axapta,
• SAP Business One,
• Oracle Finance for SMB

Alasan pemilihan package
1. Pricing,
Tetep. Indonesia kan. Kebanyakan bukan karena alasan technical, karena pricing yang mereka (vendor) kasih bagus, padahal di early implementation siapa yang bisa jamin pake X lebih bagus dari pake Y.

2. Global recommendation
Pemain di Indonesia ini umumnya mendapatkan instruksi dari global, dimana holding company punya instruksi untuk memakai aplikasi ERP tertentu. Misalnya Coca Cola Indonesia aplikasi ERP nya mesti ngikut global punya, atau sebaiknya sama biar ada apa-apa gampang.

3. Ketersediaan tenaga kerja
Seperti biasa trend teknologi di Indonesia, diikuti dengan lompatan-lompatan para ‘kuli-kulinya’, akibatnya Vendor ga terlalu pusing, yang lagi trend disini seperti apa itu yang bakal laku dijual.

Periode Implementasi ERP di Indonesia
Periode 1990-an, Early implementation
First layer: SAP R2, Oracle Finance
Second layer: MAPICS, MOVEX Navision, JD Edwards early version.

Beberapa holding company merasa perlu bikin subsidiary yang bisa bikin project SAP. Intinya ngubah jadi cost center, jadi profit center lah. Suruh aja functioanal, basis teamnya cari project diluaran.

Periode 2000-an, Stabil operation
First layer: SAP R3, standard module (PP, PM, MM, FI, CO)
Second layer: Upgrade version, new business line Microsoft Axapta, SAP Small Businesss

Periode ini lah seru-serunya orang SAP pada resign, functional dari company A pindah ke company B, basis C pindah ke D. Ujung-ujungnya ketemu di Perdana Consulting, Metrodata, Accenture.

Periode 2005-an, Enhancement: Review, Consultation, Tuning
Disinilah kerjaannya security firm, audit firm, consultant untuk upgrade. Disinilah phase baru ketemu kesalahannya SAP dimana, data migration yang bermasalah, user access yang excessive.

Dan sialnya disinilah beberapa orang mulai tereak masalah lisens yang mahal, masalah performance sistem. Jargon-jargon SAP = Sistem Amat Pelan, SAP = Selalu Ada Permasalah, Oracle = Ora Kelar-kelar (Tidak selesai-selesai) sudah sangat akrab ditelinga user.

Periode ini juga vendor mulai nawar-nawarin modul-modul SAP yang aneh-aneh, mulai dari CRM lah, QM lah macem-macem produk ditawarin.

PENGENALAN ERP

Sejarah

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

[sunting]Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

[sunting]Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia

[sunting]Modul Operasi

• General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

[sunting]Modul Finansial dan Akuntansi

• General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,

[sunting]Modul Sumber Daya Manusia

• Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management,

[sunting]Keuntungan penggunaan ERP

[sunting]Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

[sunting]Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

[sunting]Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

[sunting]Keuntungan yg bisa diukur

• Penurunan inventori
• Penurunan tenaga kerja secara total
• Peningkatan service level
• Peningkatan kontrol keuangan
• Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

[sunting]Memilih ERP

[sunting]Latar Belakang

• Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
• ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
• Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
• Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
• Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
• Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

[sunting]Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman

• Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
• Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan
• Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.

[sunting]Pemilihan Metodologi

Metodologi yang berkaitan dengn ERP an munculnya permasalahan

• Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasik

• Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
• Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
• Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP

(BK. Khaitan, weblink)

• Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

[sunting]Analisa Strategi Usaha

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

[sunting]Analisa Sumberdaya Manusia

• Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

[sunting]Analisa Infrastruktur

• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

[sunting]Analisa Perangkat Lunak

• Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
• Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

[sunting]Penerapan ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
• ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
• Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

[sunting]Gagalnya ERP

• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
• Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
• Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

[sunting]Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

• Kurangnya komitmen top management
• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
• Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
• Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
• Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
• Kesalahan penghitungan waktu implementasi
• Tidak cocoknya software dgn business process
• Kurangnya training dan pembelajaran
• Cacatnya project design & management
• Kurangnya komunikasi
• Saran penghematan yang menyesatkan

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan